Vet du forskjellen på brannslukking og forebygging?

En kunde ba om kurs i rotårsaksanalyse, men ville egentlig bli bedre på brannslukking.

Jeg fikk en forespørsel om å levere et kurs i rotårsaksanalyse. For prosjektledere i en større organisasjon.

Det hørtes greit ut. Vi booket et møte for å forstå behovet.

Som vanlig startet jeg med spørsmålene jeg alltid stiller: «Hva er målet? Hvordan ser suksess ut?»

Svaret overrasket meg.

«Hva oppfatter DU som vårt behov?»

Oi. Det var ikke det jeg forventet. Jeg prøvde å grave dypere. Stilte flere spørsmål. Forsøkte å forstå hva de faktisk ønsket å oppnå.

De sa:

«Vi ønsker ikke å bli eksperter på rotårsaksanalyse.»

«Vi vil få til en kulturendring.»

«Vi er ikke så opptatt av at det skal være målbart.»

Jeg foreslo målbare suksesskriterier. Konkrete måter å vite om kurset hadde effekt.

Det ble ikke godt mottatt.

Og jeg begynte å ane at dette handlet om noe annet.

Kort oppsummert

Situasjon: En organisasjon ba om kurs i rotårsaksanalyse, men kunne ikke definere hva suksess betydde for dem.

Innsikt: Det de beskrev var symptombehandling, ikke rotårsaksarbeid. «Skru på bremsen tidligere» og «heise det røde flagget raskere» handler om brannslukking, ikke forebygging.

Tegn du kan se etter: Motstand mot målbare suksesskriterier, fokus på raskere reaksjon fremfor færre problemer, ord som «kulturendring» uten konkret innhold.

Neste steg: Definer hvordan «god» ser ut før du investerer i tiltak.

Hva de egentlig ville

I den videre dialogen oppdaget jeg noe interessant. De var ikke egentlig opptatt av rotårsaker. Eller å jobbe forebyggende.

Det de beskrev var:

«Skru på bremsen tidligere.»

«Heise det røde flagget raskere.»

I mine ører hørtes dette ut som:

«Vi vil bli bedre på brannslukking. Vi vil oppdage brannen tidligere.»

Ikke: «Vi vil unngå at brannen oppstår.»

De ba om kurs i rotårsaksanalyse, men ønsket seg egentlig mer effektiv brannslukking. De var bare ikke bevisst på det selv.

Hva dette lærte meg

Hva dette handler om: Uklare mål er mål som mangler en konkret definisjon av «god» og en målbar måte å vite om du beveger deg i riktig retning.

Hvorfor det skjer: Uklare mål føles tryggere. Hvis målet er «kulturendring», kan ingen si at du feilet. Hvis målet er «reduser avvik med 30%», er suksess eller fiasko åpenbart. Målbare mål krever ansvar, og det føles sårbart.

Hvordan du kjenner det igjen:

• Motstand når du foreslår konkrete suksesskriterier

• Ord som «bedre», «smartere» eller «kulturendring» uten tallverdi

• Fokus på å reagere raskere, ikke på å forhindre

• Rapporter som teller løste problemer, ikke forhindrede problemer

Hvis du ikke vet hvordan «god» ser ut, er det vanskelig å forestille seg det. Og enda vanskeligere å komme dit.

Hvorfor vi velger uklare mål

Her er den ubehagelige sannheten:

Uklare mål er tryggere. «Kulturendring» høres ambisiøst ut, men ingen kan måle om du lyktes. «Reduser gjentakende avvik med 40%» er konkret, og risikabelt.

Målbare mål krever ansvar. Når du setter tall på bordet, kan noen spørre deg om du nådde dem. Det føles eksponerende.

Vi tror vi vet hva vi vil. «Bedre på rotårsaksanalyse» høres fornuftig ut. Men hva betyr det? Færre gjentagende problemer? Kortere nedetid? Lavere kostnader? Bedre læring på tvers?

Organisasjonen jeg møtte hadde ikke definert noen av disse. Og de visste ikke at det de beskrev, raskere reaksjon, var symptombehandling, ikke rotårsaksarbeid.

Konsekvensen er at du investerer tid og penger i tiltak som kanskje ikke løser det egentlige problemet.

Kjenner du igjen dette?

Kanskje du ikke planlegger kurs i rotårsaksanalyse akkurat nå. Men jeg vedder på at du kjenner igjen dynamikken:

• Ledelsen sier «vi må bli bedre på kontinuerlig forbedring», men ingen definerer hva det betyr konkret

• Teamet ditt får beskjed om å «jobbe smartere», men ingen forklarer hvordan «smartere» ser ut

• Dere setter mål om «økt effektivitet» eller «bedre kvalitet», uten å måle hva dere starter fra

• Månedsrapportene handler om hvor mange problemer dere løste, ikke hvor mange dere forhindret

• Nye tiltak implementeres uten at noen har definert suksesskriterier på forhånd

Resultatet? Dere jobber hardt. Dere tar initiativ. Dere implementerer tiltak. Men dere vet ikke om dere beveger dere i riktig retning, fordi dere aldri definerte hva «riktig retning» var.

Hva du kan gjøre med dette

Steg 1: Spør «hva er målet?» før du starter

Neste gang noen foreslår et tiltak, ikke aksepter «vi må bli bedre» som svar. Spør: Bedre på hva? Hvordan måler vi «bedre»? Hva er forskjellen mellom OK og veldig bra?

Steg 2: Definer hvordan «god» ser ut FØR du investerer

Hvis målet er «færre avvik», hva er baseline? Hva er akseptabelt? Hva er ambisiøst? Sett tallet på bordet før du begynner. Ellers vet du ikke om tiltaket virket.

Steg 3: Skill mellom symptomer og årsaker i målene dine

«Oppdage problemer raskere» = symptombehandling. «Redusere antall gjentagende problemer» = rotårsaksarbeid. Forskjellen er kritisk for hvilke tiltak som faktisk hjelper.

Ofte stilte spørsmål

Hva er forskjellen på brannslukking og forebygging?

Brannslukking handler om å reagere raskt når problemer oppstår. Forebygging handler om å fjerne årsakene slik at problemene ikke oppstår i utgangspunktet. Begge har verdi, men mange organisasjoner investerer tungt i brannslukking og tror de driver med forebygging.

Hvorfor er målbare mål viktige?

Uten målbare mål vet du ikke om du beveger deg fremover. Du kan bruke ressurser på tiltak som føles produktive, men som ikke gir faktisk effekt. Målbare mål gir retning og mulighet til å justere kursen.

Hvordan vet jeg om målene mine er tydelige nok?

Test det: Kan to personer i organisasjonen din uavhengig av hverandre si om dere har nådd målet? Hvis svaret er nei, er målet for vagt.

Hva gjør jeg hvis ledelsen ikke vil ha målbare mål?

Start med å forstå hvorfor. Ofte handler det om frykt for å bli målt på noe de ikke har kontroll over. Foreslå å starte med ett lite, avgrenset mål som de kan påvirke direkte. Vis at målbarhet gir innsikt, ikke bare dom.

Vil du ha flere historier om problemløsning?

Denne historien er fra vårt ukentlige nyhetsbrev, hvor vi deler erfaringer. Korte historier for deg som vil løse problemer ved roten og oppnå målbar, varig verdiskapning.

Meld deg på nyhetsbrevet vårt:

Hvis du vil lære mer om temaene i dette innlegget:

• Lær å lede vellykkede forbedringsprosjekt i vårt Green Belt kurs

• Slik finner du rotårsaker i stedet for å behandle symptomer

• Forstå forskjellen på støy og signal med statistisk prosesskontroll